Bedrijfsvoering

4.1 Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Medlon is een organisatie die medische diagnostiek verzorgt in de zorgketen. Een onderneming met een maatschappelijk relevant product. Om de maatschappelijke verankering te realiseren is er contact met de cliëntenraden van de ziekenhuizen en de huisartsenraden in de regio. In  2016 is een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waarin is vastgesteld dat de NPS in 3 jaar van 43% naar 53% is gestegen. De dalende tarieven vragen van Medlon voortdurend een kritische beoordeling en zo nodig aanpassingen van de interne werkprocessen en het benodigde dienstverleningsniveau richting onder andere de eerstelijns klanten. Tot nu zijn we er in geslaagd dit te doen zonder dat dit ten koste ging van de klanttevredenheid. 

Door de digitale ontwikkelingen, verandering in de financieringsstructuur en verschuiving van de tweedelijnsdiagnostiek (TLD) naar ELD, verschuift de routine diagnostiek door middel van Point of Care Testing (POCT). Deze beweging is in 2016 al zichtbaar en zal doorzetten in de komende jaren. Digitale mogelijkheden inzake aanvragen en het leveren van diagnostiek zijn in 2016 verder uitgebouwd. Samenwerking in de regio om integraal te kunnen aanvragen wordt momenteel onderzocht. In 2017 wordt bekeken wat de consequenties zijn van het overstappen van de ziekenhuizen op Zorgdomein. Ook is er afgelopen jaar veel aandacht geweest voor de ontwikkeling van stuurinformatie door middel van de implementatie van een business intelligence tool. De ontwikkeling  van de informatie ten behoeve van sturing, beheersing en externe presentatie zal verder vorm krijgen in 2017.

Gezien de productieafname in het laboratorium in Hengelo is er in 2016 bekeken hoe een ziekenhuislaboratorium, met minimale middelen en desondanks te voldoen aan alle kwaliteitseisen en voorwaarden van de klant, efficiënt te kunnen neerzetten. Aan deze inrichting wordt in 2017 verder vorm gegeven. 

4.1.1. Inclusief ondernemen

Als maatschappelijk verantwoord ondernemer stimuleert Medlon ‘inclusief ondernemen’ binnen de organisatie. ‘Inclusief ondernemen’ houdt in dat iedereen ertoe doet en wordt gekeken naar persoonlijke capaciteiten en mogelijkheden binnen en buiten de organisatie. Hierdoor wil Medlon een bijdrage leveren aan de participatiemaatschappij, dit wordt ondersteund vanuit de wet- en regelgeving, de Participatiewet en de Wet Banenafspraak en Quotum Arbeidsbeperkten. Daarnaast maakt Medlon gebruik van het veranderpotentieel van haar medewerkers door bij de huidige ontwikkelingen de capaciteiten van haar medewerkers optimaal te benutten en door ruimte te geven om nieuwe initiatieven op te pakken.

4.1.2. Afvalbeleid

Voor gebruik, opslag, vervoer en afvoer van gevaarlijke stoffen, materialen en afval kent Medlon in haar kwaliteitshandleiding meerdere protocollen die aansluiten op de afval- en milieuvoorschriften en de handboeken van de verschillende ziekenhuizen waarin de laboratoria van Medlon zijn gevestigd.

4.1.3. Innovatie en netwerken

Innovatie en netwerken

De werkprocessen binnen laboratoria zijn de afgelopen jaren steeds verder gemechaniseerd en gedigitaliseerd. Deze ontwikkeling zal zich voortzetten en heeft gevolgen voor de inhoud en omvang van de werkzaamheden. Functies binnen Medlon zullen zich nog meer dan nu al het geval is ontwikkelen in de richting van procesoperator en informatie technologie. Het traditionele laboratoriumwerk verdwijnt deels. Sommige scenario’s geven aan dat deze ontwikkeling sneller zal gaan dan in de afgelopen jaren. Op dit type ontwikkelingen vanuit de technologie is niet volledig te anticiperen. Medlon kiest ervoor om net als in het verleden de ontwikkelingen op de voet te blijven volgen en op het juiste moment de ontwikkelingen te incorporeren in de reguliere bedrijfsvoering. Gelijktijdig wordt gewerkt aan bewustwording bij medewerkers dat het te verwachten is dat de werkgelegenheid bij Medlon qua inhoud en omvang zal veranderen. De komende jaren zal technologische innovatie en procesinnovatie in combinatie met een actief HRM beleid nodig zijn om goed in te kunnen spelen op de verandering. 

In 2016 zijn de eerste stappen gezet naar een aanpassing van de werkprocessen, mede met behulp van nieuwe technologie. De laboratoriumdiensten in de locatie Hengelo zullen voor wat betreft het acute onderzoek volledig worden uitgevoerd met kleine, decentrale analysers (Point of Care). Dit type apparatuur ontwikkelt zich snel. Het overige onderzoek wordt geconcentreerd binnen de laboratoria op de andere locaties. Bloeduitgifte kan met een op afstand te bedienen uitgifte unit vanuit andere locaties worden gerealiseerd. De veranderingen moeten leiden tot besparingen met behoud van kwaliteit.

Schaalvergroting door concernvorming in combinatie met samenwerking in verschillende netwerken/allianties zal daarnaast nodig zijn om de grote veranderingen die verwacht worden aan te kunnen. Medlon is hier actief mee bezig en hoopt in 2017 verdere stappen te kunnen zetten. 

4.1.4. Kwaliteit

Medlon staat voor hoogwaardige diagnostiek. Dit stelt specifieke eisen aan inrichting van de scholing. Permanente (vak)scholing vindt in toenemende mate plaats via E-learning. Dit stelt specifieke eisen aan inrichting van de scholing. Hiervoor is inmiddels een traject gestart. De veranderingen in het vakgebied leiden er toe dat medewerkers meer dan in het verleden gedwongen worden om na te denken over hun toekomst. De huidige ontwikkelingen gaan snel. Medewerkers worden mogelijkheden geboden om zich te oriënteren op interne en externe werkzaamheden met de hierbij passende scholingsmogelijkheden. Medlon denkt mee door individueel maatwerk aan te bieden. Afhankelijk van de ontwikkelingen in de branche en bij Medlon is het mogelijk dat de inspanning op dit gebied de komende jaren moet worden opgeschaald.

Point of Care en Trombosedienst Medlon

De vraag naar laboratorium diagnostiek nabij de patiënt oftewel POCT is in 2016 toegenomen. Medlon levert hiervoor POC apparatuur en toebehoren aan de eerste- en tweedelijns zorgverleners. De POC apparatuur van de Trombosedienst wordt door patiënten zelf gebruikt, dat noemen we ‘Zelfmeten’. In de Verpleeg- en Verzorgingshuizen (V&V) en Thuiszorg sector verricht de verzorgende deze capillaire bloedafname en meting.

In beide gevallen zijn de medewerkers van de afdelingen POCT en Trombosedienst verantwoordelijk voor het trainen van diverse professionals, maar ook de zelf-metende patiënt. Dit betekent dat er na de eerste training jaarlijks verplichte herhalingstrainingen aangeboden worden door Medlon.

In 2016 is Medlon samen gaan werken met Medical School van MST om de ‘teach-the-teacher’ werkwijze uit te rollen. MST-assessoren worden door POCT medewerkers van Medlon getraind om bevoegdheid voor hertoetsing van verpleegkundigen te verkrijgen. Ondertussen wordt ook gesproken met de ZGT Academy om deze werkwijze vorm te geven.

Kwaliteit POC

Om erop toe te zien dat POCT naar behoren wordt uitgevoerd vallen deze testen onder het kwaliteitssysteem van het klinisch laboratorium, Medlon BV. De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) stelt zich op het standpunt dat de volgende verantwoordelijkheden betreft:

  1. de wijze waarop bloedmonsters worden afgenomen,
  2. de omgang met de test strips,
  3. de hygiëne tijdens de monsterafname,
  4. het werken volgens protocol,
  5. het aansluiten van POC-meters op het netwerk van het ziekenhuis en
  6. de bijscholing van ziekenhuispersoneel.

Het kwaliteitssysteem wordt geaccrediteerd door de RvA (De Raad voor Accreditatie beoordeelt conformiteitverklarende organisaties, www.rva.nl) en de Nederlandse Vereniging voor Klinisch Chemici (NVKC) publiceert richtlijnen voor gebruik en controle van POCT.

Kwaliteit Trombosedienst

Trombosedienst Medlon dient de volgende activiteiten te verzorgen:

(1) aanmelden, inschrijven en voorlichting volgens voorschrift;
(2) gegevens verzamelen en verwerken tijdens de antistollingsbehandeling (INR controle);
(3) verstrekken van doseeradviezen door doseerarts;
(4) verzending doseeradviezen
(5) patiënten trainen voor zelfmeten en zelfdoseren (zelfmanagementprotocol).

Het proces, de vastlegging en informatieoverdracht kennen strakke voorschriften. De processen van het medisch handelen, zelfmanagementprotocol en de informatieverwerking moeten volledig gedocumenteerd en geïmplementeerd zijn en tevens voldoen aan de norm Registratie en analyse van medische kwaliteit. Daarnaast dienen doseerartsen over een BIG-registratie te beschikken en deskundig zijn op het gebied van antistollingsbehandeling. Doseeradviseurs moeten over een door FNT erkend certificaat beschikken en de bevoegdheden dienen te zijn vastgelegd. De trainers moeten over het certificaat van de FNT-cursus “Train de trainer” of een andere gelijkwaardige opleiding beschikken.

4.1.5. Economische aspecten

Medlon is een organisatie met een maatschappelijk context. Transparante verantwoording is een voorwaarde. Een organisatie zonder duidelijk rendementsstreven, maar met een continuïteitsverantwoordelijkheid in de huidige dynamiek. Een rendement van minimaal 2 % per jaar is nodig om in enig jaar tegenvallers te kunnen opvangen en om snel te kunnen inspelen op vraagstukken rondom innovatie en verandering.  Ook de dalende tarieven doen Medlon nadenken over haar huidige dienstverlening en efficiency. Inmiddels is er een ombuigingsplan opgesteld om het rendement op korte termijn te kunnen verbeteren. Medlon is ervan overtuigd dat op lange termijn de organisatie bestaansrecht heeft door het halen van schaalvoordelen door het aangaan van allianties en/of concernvorming.

4.1.6. Gedragscode

Gedragscode, klokkenluidersregeling en vertrouwenspersoon

Medlon geeft aan dat zij van haar medewerkers een goede service en een maatschappelijk verantwoord gedrag verwacht en geeft dat weer in een gedragscode. Deze code sluit aan bij de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), NEN-EN-ISO 15189, CAO zorg en welzijn en arbeidsvoorwaardenregeling Medische Specialisten. De gedragscode wordt uitgereikt aan nieuwe medewerkers.

Medewerkers van Medlon krijgen steeds vaker te maken met agressie/ongewenst gedrag in hun werk. In 2016 is een protocol 'ongewenst gedrag' opgesteld. Laboranten hebben daartoe een praktijkopleiding 'ongewenst gedrag' gevolgd. Bovendien zijn er huisregels opgesteld die gecommuniceerd worden via medlon.nl.

De klokkenluidersregeling sluit aan op de Wet Huis voor Klokkenluiders (Wet HvK) en de interne- en externe vertrouwenspersonen zijn benoemd in het arbobeleid.

Al deze informatie en betreffende beleid staan gepubliceerd op het interne kwaliteitsportaal en zijn voor alle medewerkers toegankelijk.

4.1.7. Klachtenregeling

Medlon maakt gebruik van een systeem om klachten te melden; het Veilig Incident Melden (VIM). Door ieder incident afzonderlijk te analyseren kunnen oorzaken opgespoord worden. Met het analyseren van incidenten krijgt Medlon inzicht in de aanwezige risico’s. Dit geeft het management informatie over welke maatregelen getroffen kunnen worden om de processen, patiënt- of medewerkersveiligheid te verbeteren.

4.2 Onderzoek en ontwikkeling

Klantrelatie

Jaarlijks neemt Medlon deel aan een breed opgezet klanttevredenheidsonderzoek.
Bij het in 2016 uitgevoerde onderzoek hebben meer dan 2000 patiënten gereageerd met een overall score van 8,4 dat goed past in de benchmark. De NPS is in 3 jaar tijd van 43 naar 53 % gestegen en ligt 49% boven de benchmark.

4.2.1. Ketensamenwerking

ICT Medlon nauw betrokken bij overgang naar nieuw patiënten informatiesysteem HIX in ZGT

Healthcare Information X-change oftewel HIX is een toekomstbestendige vervanger van het oude patiënten informatiesysteem EZIS in ZGT. Talrijke toepassings- en ontwikkelmogelijkheden waarbij registratierisico’s worden verlaagd zorgen ervoor dat de patiëntveiligheid met dit systeem is verbeterd. Maanden van intensieve voorbereiding, samenwerking van ZGT, Medlon, LabMicTA en LabPON en scholing van ca. 3.000 ziekenhuismedewerkers zorgden voor een geslaagde overgang naar HIX.

After Eight lekker of snel

After Eight lekker of snel

Jan Danneberg, afdelingshoofd Medlon, legt uit wat After eight voor Medlon betekent. Jan lachend: ”Natuurlijk hebben we het niet over After Eight-chocolade maar over het Lean Six Sigma project After Eight dat Medlon samen met ZGT zeer succesvol heeft volbracht. Het project had tot doel om de uitslagen van de klinische ochtendronde sneller beschikbaar te hebben. Het percentage van de uitslagen dat bekend is om 10.00 uur is nu 92%, dit was voorheen 55%.

Lees verder

After Eight lekker of snel

Met wie heb je dit project gerealiseerd en was iedereen enthousiast?
"Leontine Mulder, klinisch chemicus  van Medlon, was de opdrachtgever. Het projectteam bestond uit  Roy Hulzebos en Bart Mallens van Medlon en Melanie Mulstege, unithoofd ZGT 5 Zuid. Natuurlijk niet te vergeten alle medewerkers van Medlon en ZGT die hebben meegewerkt aan de enquêtes, turflijsten, maar vooral hebben mee bewogen in de behoorlijk veranderde werkwijzen.
Ook hebben we veel technische support gehad van Erna Krijgsman, applicatiebeheerder Medlon en Albert de Graaf, klinisch chemicus i.o. die een kei is met Excel en een echte LEAN-denker.
Iedereen was erg enthousiast, vooral toen de resultaten aantoonbaar merkbaar werden in de praktijk."

Waar komt die naam After Eight vandaan?
"We kregen meteen aan het begin de opdracht om een pakkende naam voor het project te bedenken, eentje die lekker ‘bekt’, maar ook de essentie van het projectdoel in zich heeft. In no-time kwam het team (Roy) met dit cryptische idee; de uitslagen van de 8-uur ronde willen we zo snel mogelijk beschikbaar hebben voor de aanvragers à After-8. Er werd meteen al verder gedacht dat we dit ook mooi konden gebruiken als weggevertje voor allen deelnemende medewerkers. Dat hebben we dan ook bij de kick-off en bij de afronding gedaan."

Heeft het veel tijd gekost?
"Met name de voorbereidingen waren intensief, toen het een keer liep was het vooral adequaat monitoren van de behaalde (tussen)resultaten en bijsturen."

Ben jij trots op het resultaat? Wat betekent dit project voor Medlon?
"Ik ben erg trots op de enorme verbetering van de TAT, maar ook op de mooie samenwerking binnen het projectteam en tussen Medlon en ZGT in de volle breedte.
Voor Medlon betekent dit dat we een goede prestatie hebben geleverd als dienstverlener aan onze klant ZGT, ook zijn we door deze efficiëntere aanpak eerder terug op onze eigen afdeling wat ten gunste is van de interne processen.  Het was ook een leerzaam project waarin je bestaande processen structureel in kaart brengt en gedwongen wordt om je hiervan los te weken om er ‘out of the box’ opnieuw naar te kijken. De uitkomsten en wendingen zijn soms verrassend innovatief, bij ons heeft het bv als bijkomend effect geleid tot uitbreiding van digitaal aanvragen en bedenken van een zogenaamde bloedafname 'bezem'-ronde."

Dit project is door ZGT tot winnaar gekozen van de serie LEAN projecten omdat het resultaat op alle ziekenhuisafdelingen merkbaar was. Belangrijk is vooral dat de klinische afdelingen aangeven dat hun proces veel soepeler verloopt omdat de uitslagen sneller bekend zijn.

4.2.2. Ontwikkeling

Medlon sluit RIA-lab

Als een van de eerste laboratoria in Nederland bepaalt Medlon melatonine speeksel op de LCMSMS . Dat is een hele mooie opsteker voor Medlon. Hiermee is namelijk ook de weg vrij om het RIA lab te kunnen sluiten en worden dus schadelijke radioactieve stoffen niet langer gebruikt.

Mobiliteit van Medlon

2016 stond in het teken van reorganiseren. Hierbij is samen met medewerkers gezocht naar oplossingen. Mobiliteit is op vele fronten gestimuleerd en met soms onconventionele oplossingen is het gelukt de benodigde FTE reductie zonder gedwongen ontslagen te realiseren. Medewerkers hebben hierin meegedacht en door dit denkproces te faciliteren is het in gezamenlijkheid gelukt.

Daarnaast is intern hard gewerkt aan de implementatie van een nieuw personeelsinformatiesysteem, waardoor de administratieve processen veelal zijn gedigitaliseerd. Elke medewerker kan zijn eigen dossier digitaal inzien en zelf wijzigingen doorgeven.

Nieuwe dienstverlening

Een deel van de huisartsen heeft behoefte aan nieuwe vormen van dienstverlening. Deels wordt dit veroorzaakt door ontwikkelingen in de technologie (POCT), deels door de financieringsstructuur van huisartsen en deels door verschuiving van de 2e naar de 1e lijn. Deze laatste ontwikkeling  leidt bij een aantal huisartsen tot de behoefte aan meer diagnostische mogelijkheden in de eigen praktijk, inclusief functieonderzoek en beeldvormende technieken.

Digitaal aanvragen

Medlon heeft op dit moment een goed werkend systeem van digitale aanvraagmogelijkheden en levert ook de uitslagen digitaal aan via het programma Cyberlab. Aanvragers willen het liefst verschillende soorten onderzoek op één scherm kunnen aanvragen en inzien. Dit is technisch mogelijk mits regionale aanbieders van verschillende vormen van diagnostiek regionale oplossingen realiseren. Het overstappen van de ziekenhuizen in de regio naar het programma Zorgdomein kan ook van invloed zijn op de uiteindelijke oplossing. Dit zal het komende jaar verder worden uitgewerkt in regionaal verband.

Een mooi voorbeeld van regionale samenwerking tussen verschillende zorgaanbieders is het realiseren van uitwisseling van bepaalde lab uitslagen tussen Medlon en de apothekers in de regio, zodat de apothekers een goede afweging kunnen maken bij het verstrekken van bepaalde medicatie. Dit levert een belangrijke kwaliteitsverbetering in de patiëntenzorg. Van belang bij een dergelijk traject is privacy en informatieveiligheid. Hierbij speelt het regionale ICT samenwerkingsverband Zorgnet Oost een faciliterende en coördinerende rol.

4.3 Strategie en beleid

Medlon levert medische diagnostiek voor eerste- en tweedelijns behandelaars. Medlon richt zich momenteel vooral op de klinisch chemische laboratoriumdiagnostiek en op de exploitatie van een trombosedienst. Bovendien fungeert Medlon als “onderaannemer” voor de ziekenhuizen.

Eerstelijns diagnostiek

De eerstelijns diagnostiek draagt voor 1/3 bij aan de omzet van Medlon. Het prijsniveau van de eerstelijns diagnostiek daalt en innovatieve mogelijkheden ten behoeve van decentrale diagnostiek (POCT) zetten door. Medlon houdt rekening met een omzetdaling van rond de 10% over een periode van drie jaar op de eerste lijn kavel. Deze 10% is opgebouwd uit een combinatie van prijsdaling en verlies aan omzet door concurrentietoename en selectieve aanbesteding door verzekeraars. Mogelijk is het meer, mogelijk ook minder wanneer Medlon een preferente aanbieder wordt.

Tweedelijns diagnostiek

Ingeschat wordt, dat de prijzen voor tweedelijns diagnostiek (behoudens prijsindexering) de komende drie jaar vrijwel stabiel blijven of licht zullen dalen. De volumes zullen wel met enkele procenten teruglopen door een nog gerichtere selectie van de diagnostische mogelijkheden. Deze beweging is reeds ingezet en grote volumedalingen voor tweedelijns diagnostiek worden niet meer verwacht. Deze daling heeft ook te maken met een verdere verschuiving naar de eerstelijns of andere aanbieders. De nieuwbouw van MST anticipeert ook op een verlaging van volumes en kortere verblijfsduur in het ziekenhuis.

De combinatie van volumedalingen en gelijkblijvende of licht dalende prijzen in de tweede lijn zullen naar verwachting leiden tot een kleine omzetdaling per jaar. Door de grote afhankelijkheid van Medlon van de ziekenhuizen zijn grotere volume- en prijseffecten niet geheel uitgesloten als gevolg van bijvoorbeeld wijziging van de profielen, of druk op het prijsniveau ten gevolge van verslechtering van de financiële resultaten van de aangesloten ziekenhuizen. Daarnaast kunnen intensieve trajecten in de 2e lijn leiden tot meer diagnostiek per opname / behandeling. Een betrouwbare voorspelling van de uitkomst van een dergelijk traject kan lastig worden gegeven. Medlon zal hier op dat moment op moeten anticiperen en passende interne maatregelen nemen om kosten en baten met elkaar in evenwicht te kunnen houden.  

4.3.1. Markt in beeld

In de bestaande activiteiten is er sprake van concurrentie en dalende prijzen. Zeker de eerstelijns markt wordt een prijsmarkt waarin een concurrerende prijs moet worden gehanteerd.

Ook in de markt van specieel onderzoek ontstaat concurrentie op prijs. Wel is er sprake van meer laboratoria die overwegen een deel van het specieel onderzoek uit te besteden. Een lagere prijs gaat gelijk op met meer volume, zo is de verwachting. Medlon is het afgelopen half jaar actiever op deze markt, ook in samenwerking met andere Santeon laboratoria. Het verwerven van een positie op deze markt tezamen met andere partijen lijkt kansrijk.

Over het niveau van onze dienstverlening zijn de klanten tevreden. Onze prijzen zijn momenteel marktconform, maar Medlon zit op het “weerstandspunt” om dit te kunnen volhouden. Er is dus sprake van prijsdruk.

Onze visie op de ontwikkelingen is als volgt:

  • Als er binnen de tweede lijn sprake is van concurrentie op prijs dan zal Medlon de concurrentie aangaan binnen dit segment door zich te richten op schaalvoordelen;
  • Verlaging van omzet heeft een negatief effect op ons kostenniveau. Er zal actief gezocht worden naar nieuwe inkomsten, met name vanuit andere laboratoria;
  • Aandacht voor zinnige en zuinige diagnostiek door efficiency en effectiviteit;
  • Het streven is niet de allergoedkoopste te worden, maar te excelleren op innovatie, niveau van consultatie en goede service tegen marktconforme prijzen.

De doelstelling van de komende jaren is hiervan afgeleid:

  • Leveren van passende dienstverlening op gebied van laboratorium diagnostiek tegen marktconforme prijzen;
  • Een rendement dat zorg draagt voor een gezonde financiële positie om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en innovatie te kunnen bekostigen;
  • Realiseren van schaalvoordelen door samenwerking, insourcen onderdelen van het labproces en specieel onderzoek van andere laboratoria. Ook fusie is een optie, mits het een partij is met een duidelijke meerwaarde voor Medlon.

 

4.3.2. Verhuizing

Alleen het laboratorium van Medlon nog in oude ziekenhuis MST

In januari 2016 is het nieuwe ziekenhuis van MST in gebruik genomen. Voor Medlon betekende dit een verhuizing van de poli bloedafname. Voor het laboratorium was dit nog te vroeg, hiervoor moet eerst de oude OK van MST verbouwd worden zodat deze ruimte aan alle benodigde eisen voldoet om er een laboratorium in te kunnen vestigen. MST heeft de verbouwing momenteel in gang gezet. Medlon is bezig een zo optimaal mogelijke plattegrond te overleggen waarbij het laboratorium en ook de ondersteunende dienst in een nieuwe kantoorruimte een goede plek krijgt. Bovendien wordt er gekeken naar een efficiënt productieproces en verdere digitalisering. Daarbij worden veiligheids,-arbo- en milieuaspecten van het toekomstige werken onder de loep genomen. Verwachting is dat Medlon eind 2017 verhuist. Daarmee is er voor MST en ook voor Medlon een definitief einde gekomen aan locatie Ariënsplein.

4.3.3. Portfolio

Zelf onderzoeken of uitbesteden?

Medlon verricht jaarlijks 6.054.456 analyses. De vraag is of we deze testen altijd zelf moeten uitvoeren of dat uitbesteding meer voor de hand ligt. Afgelopen jaar, maar ook komende tijd neemt Medlon haar portfolio onder de loep. 

4.3.4. Snellere bloedafname

Medlon gaat voor snellere en efficiëntere bloedafname aan huis

Medlon is in 2016 gebruik gaan maken van een digitaal plan- en navigatiesysteem, Careware genaamd, waarmee patiënten efficiënter gepland kunnen worden voor bloedafname aan huis. Laboranten onderweg weten hierdoor precies wat de actuele planning is, inclusief eventuele ‘last minute’ wijzigingen. Voor patiënten betekent dit een snellere service omdat de routes veel efficiënter kunnen worden ingedeeld. Patiënten die bv. nuchter dienen te worden geprikt worden door het digitale systeem automatisch vooraan de route geplaatst. Een mooie verbetering voor onze patiëntenzorg.

4.3.5. Betere patiëntenzorg

Medlon overbrugt afstand tussen vraag en aanbod klant

Door inzet van onze accountmanagers die huisartsen, externe laboratoria, verpleeg- en verzorgingshuizen maar ook bedrijven bezoeken, weet Medlon wensen van de klant en mogelijkheden beter op elkaar af te stemmen. Bestaande en nieuwe relaties worden regelmatig bezocht door onze accountmanagers ook om relaties bij te praten over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van medische diagnostiek. Dit alles met als doel een goede bijdrage te kunnen leveren aan een betere patiëntzorg. Een voorbeeld van een regelmatig gehoorde wens van huisartsenpraktijken is dat ze graag zelf bloed willen afnemen in hun praktijk om hierin de eigen patiënten te bedienen. Daar werkt Medlon graag aan mee door zo’n praktijk volledig te faciliteren voor deze dienst.

4.4 Financiële ontwikkeling

Na een klein positief resultaat in 2015 van €18.000 euro had Medlon in 2016 een negatief resultaat van €54.000 euro. In 2016 is een ombuigingsplan opgesteld om de komende jaren een ruimere marge te ontwikkelen om de prijsdruk en de technische veranderingen (innovatie) te kunnen opvangen. Het vermogen is door deze beweging afgenomen, maar de solvabiliteit is relatief stabiel ten opzichte van 2015. De liquiditeit is licht gedaald als gevolg van negatieve kasstromen in 2016. Om haar doelstellingen te realiseren wordt in 2017 het ombuigingsplan geëffectueerd en wordt verwacht dat in 2018 de eerste resultaten zichtbaar zijn.
Er werden in 2016 bijna een miljoen laboratorium orders uitgevoerd, die leidden tot 6 miljoen laboratorium bepalingen. Het betreft een lichte groei van het totaal aantal bepalingen van 1,2% ten opzichte van het jaar ervoor. De groei vond zowel bij aanvragers uit de ziekenhuizen als bij de huisartsen plaats. Het aantal patiënten van de Trombosedienst is t.o.v. 2015 met 6,6% gedaald.

In 2017 gaat Medlon verhuizen naar het nieuwe ziekenhuis van MST. Met de inrichtingskosten van het nieuwe laboratorium en de kantoorruimte is een grote investering gemoeid. Medlon verwacht dat zij voldoende liquide middelen heeft om deze financiering te kunnen opvangen.

4.5 Financiële resultaten

Het resultaat van 2016 ziet er als volgt uit:

Resultaten 2016 tov 2015

Resultaten 2016 tov 2015
    2016   2015    
bedragen x € 1.000        
             
Som der bedrijfsopbrengsten   30 497   30 169   1,1%
             
Personeelskosten   17 453   17 111   2,0%
Afschrijvingen   959   965   ‑0,6%
Overige bedrijfskosten   12 139   12 076   0,5%
             
Som der bedrijfslasten   30 551   30 152   1,3%
             
             
Bedrijfsresultaat   ‑54   17    
             
Financiële baten en lasten   0   1    
             
Resultaat boekjaar   ‑54   18    

De som der bedrijfsopbrengsten bestaat voor 94% uit de bijdrage van MST en ZGT voor de bekostiging van de eerstelijns- en tweedelijnsdiagnostiek en de Trombosedienst. De overige opbrengsten ontvangt Medlon voor diagnostiek aan derden. De te tariferen productie heeft zich als volgt ontwikkeld:

Productiecijfers

Productiecijfers
Productie   2016   2015   in %
Orders   958 715   935 437   2,5%
Bepalingen   6 054 456   5 981 540   1,2%
INR bepalingen   208 187   225 202   ‑7,6%

De personeelskosten zijn ten opzichte van 2015 met 2% gestegen. Dit wordt o.a. veroorzaakt door de jaarlijkse stijging van de salarissen, sociale lasten en pensioenpremies. Maar er is ook, als gevolg van de noodzaak tot lagere kosten, een ombuigingsplan gepresenteerd. De hiermee gepaarde afvloeiingskosten zijn voor een deel al in 2016 voorzien. De ondersteuning van medische specialistische activiteiten bij derden heeft een positief effect gehad op de kosten.

Het aantal FTE ultimo 2016 (292 FTE) is met 1 FTE ten opzichte van 2015 (293 FTE) gedaald.

De afschrijvingen zijn onder andere als gevolg van de afboeking materiële activa lager dan in 2015.

De overige bedrijfskosten bestaan uit voedingsmiddelen en hotelmatige kosten, algemene kosten, onderhoud- en energiekosten, huur en leasing. De kleine toename wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere onderhouds- en transportkosten, een boekverlies op materiële vaste activa en hogere advieskosten. Daartegenover staan de opbrengsten van de pro-rata BTW over de jaren 2013 t/m 2016.

Financiële resultaten

In het algemeen is de financiële positie van Medlon goed te noemen. De sterkte van deze positie kan worden afgeleid uit de mate waarin Medlon kan voldoen aan haar verplichtingen. Medlon heeft geen schulden bij derden en heeft in haar kortlopende verplichting het volledige persoonlijke levensfase budget (PLB) opgenomen.

Financiële kengetallen

Financiële kengetallen
Liquiditeit   2016   2015
Current ratio   1,06   1,10
(vlottende activa (incl. liquide middelen)/kortlopende schulden)        
         
Solvabiliteit   2016   2015
Totaal eigen vermogen / balanstotaal   37%   37%

4.6 Risicoanalyse

Risico's en risicobeheersing

De doelstelling van Medlon is om passende dienstverlening op het gebied van laboratorium diagnostiek tegen marktconforme prijzen te leveren. De risicobereidheid van Medlon is laag. De invalshoek van de risicobeoordeling vindt plaats vanuit operationeel en strategisch niveau. De opzet en werking van het kwaliteitsmodel wordt jaarlijks geëvalueerd en getoetst vanuit de achtergrond dat een medisch laboratorium accurate en juiste diagnostiek moet verlenen. Het interne strategische risicobeheersingssysteem met betrekking tot de bedrijfsvoering is nog enigszins statisch georganiseerd. De uitdaging voor de toekomst is dan ook om in het kwaliteitsmodel risicomanagement te integreren.

Gezien de dynamiek van de markt, waarin de prijzen onder druk staan, concentratie van laboratoria plaatsvindt en digitalisering zich snel ontwikkelt, onderkent Medlon de volgende risico’s:

Strategie

  • De activiteiten voor MST en ZGT zorgen voor 94% van de omzet. Dit hoge percentage betekent dat er op veel terreinen wederzijdse afhankelijkheid is tussen de beide ziekenhuizen en Medlon. Op dit moment wordt onderzocht hoe deze onderlinge afhankelijkheid op het gebied van governance en zakelijke afspraken het best vorm kan worden gegeven.
  • Ontwikkelingen in de medische wereld gaan momenteel erg snel. Vergaande digitalisering en big data zorgen ervoor dat de positie van de patiënt en de mogelijkheden voor de zorgprofessionals veranderen. Hiervoor zijn echter wel aanpassingen nodig in de IT-infrastructuur, met alle privacy-risico’s en capaciteitsimpact van dien. Medlon zal de komende tijd bekijken hoe zij voldoende wendbaar kan blijven om deze ontwikkelingen te kunnen volgen en voldoende invulling kan geven aan de financiële behoeften ten aanzien van innovatie.

Operationeel

  • Medlon moet blijven voldoen aan de hoge eisen die worden gesteld aan kwaliteit. De jaarlijkse accreditatie door ISO zorgt voor voortdurende aandacht voor kwaliteitsbeleid. Daarnaast worden middels een kwaliteitshandboek procedures en werkprocessen online beheerd. Een deel van de Kritische Proces Indicatoren (KPI’s) richten zich ook op kwaliteitsaspecten, zodat deze adequaat kunnen worden gemonitord.
  • De continuïteit van de bedrijfsprocessen is in hoge mate afhankelijk van een goede werking van de ICT (hardware, software, computernetwerken en datacommunicatie). De performance en de veiligheid op het primaire proces worden permanent gemonitord. Naast dat Medlon een security officer heeft ingesteld, kent zij privacy, back up- en calamiteitenprocedures en voert zij interne audits uit. In 2017 zal een risico analyse worden uitgevoerd om te kunnen voldoen aan The General Data Protection Regulation (GDPR) die mei 2018 in werking treedt.

Financieel

  • De financiële rapportage van Medlon is opgezet binnen een kader van budgettering, verslaggeving en prognoses. Ondanks de interne controlesystemen die Medlon heeft ingesteld, bestaat er geen absolute zekerheid dat fouten of onwettige handelingen voorkomen kunnen worden. Naast de periodieke interne verslaggeving bestaat de externe verslaggeving uit een jaarverslag en een door een externe accountant gecontroleerde jaarrekening.
  • Door de aanhoudende prijsdaling en gelijkblijvende volume ontwikkeling bestaat het risico dat het gewenste rendement in de toekomst niet kan worden gerealiseerd. In het Strategisch kader 2015-2018 is ingezet op dit risico middels het benoemen van speerpunten ten aanzien van productportfolio, kostprijzen en prijsbeleid, efficiënter afnamebeleid en zinnigere en zuinigere diagnostiek. Voortgang wordt periodiek geëvalueerd.
  • Medlon maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van enkele financiële instrumenten die de organisatie blootstelt aan krediet-, kasstroom- en liquiditeitsrisico. Om deze risico’s te beheersen heeft Medlon limieten en procedures opgesteld om tijdig te kunnen bijsturen. De twee grootste afnemers van Medlon, de ziekenhuizen MST en ZGT, bepalen voor 94% de opbrengsten.

Andere belangrijke beheersmaatregelen zijn:

  • De structuur van de organisatie zoals vastgelegd in statuten, inrichtings- en besluitvormingsdocumenten. Tevens kent Medlon interne procedures ten aanzien van bevoegdheden en autorisaties vastgelegd in een kwaliteitsportaal.
  • Periodieke rapportages en overleggen betreffende financiële en niet-financiële prestatie-indicatoren. Deze richten zich op kwaliteit, personeel, financiën en productie.
  • Gedragsregels en vertrouwenspersoon.
  • Klachtenregistratie en bijsturing.
  • Opleidingsbeleid.
  • Risico inventarisatie en evaluaties in het kader van het Arbo- en milieubeleid.
  • Verzekeringen op het gebied van product- en bedrijfsaansprakelijkheid.

4.7 Actuele ontwikkelingen in het zorgproces

Het separaat contracteren van eerstelijns- en tweedelijnszorg door Medlon maakt prestatiebekostiging eenvoudiger. Dat wil niet zeggen dat een jaarlijkse aanneemsom voor bijvoorbeeld de tweedelijnszorg niet meer mogelijk is. Per aanbieder kan een passende oplossing gevonden worden waarbij kosteneffectief gewerkt kan worden.     

Het is ook denkbaar dat voor bepaalde zorgtrajecten een transmurale afspraak wordt gemaakt. Landelijk wordt er nagedacht over integrale diagnostiek en integrale bekostiging van bepaalde trajecten. Medlon denkt via de branchevereniging SAN mee in deze ontwikkeling en staat open voor vernieuwing op dit terrein.

De veranderingen in de zorg en de diagnostiek in het bijzonder maakt het niet eenvoudig om een lange termijn vastgoedbeleid vast te stellen. Medlon huurt voor de laboratorium activiteiten ruimtes in de ziekenhuizen. Voor afname van monsters worden meer dan 75 ruimtes gebruikt in de gehele regio Twente. Voor wat betreft de laboratorium faciliteiten zijn de voorbereidingen van de overgang naar een nieuwe locatie in Enschede in volle gang. De verhuizing staat gepland in het vierde kwartaal 2017. Er is getracht zoveel mogelijk flexibiliteit in de huur van ruimtes te bewerkstelligen binnen de economische randvoorwaarden van de verhuurder.

4.7.1. ICT en innovatie

De zorgsector staat onophoudelijk in de schijnwerpers. Doorlopend spelen hoge kosten de hoofdrol in de discussies over de kwaliteit die we willen nastreven. Met minder financiële middelen en minder menskracht is de voorwaarde dat kwaliteit van de diagnostiek en de veiligheid van de patiënt optimaal gegarandeerd blijven, evenals de vertrouwelijke informatie over de patiënt. ICT oplossingen spelen een steeds belangrijkere rol.
Digitale innovaties die ontwrichtend werken op de heersende bedrijfsmodellen. Patiënten krijgen met de nieuwe digitale platformen de mogelijkheid om de eigen gezondheid beter te sturen en te behandelen. Door de stroom van data die wordt geleverd kan een deel van de diagnostiek op afstand worden geanalyseerd en geleverd worden. Voor deze ontwikkeling is ruimte nodig in de bestaande ICT budgetten waardoor andere prioritering noodzakelijk wordt.

Een duidelijke visie en strategie ten aanzien van ICT beleid is noodzakelijk, omdat deze door de dynamiek niet meer ondersteunend zal zijn. Cloudtechnologie biedt schaalbaarheid en flexibiliteit. Monitoring door zelfmeetapparatuur biedt vroegtijdige signalering, maar ook een besparing op de lange termijn. Medlon zal niet alleen de nieuwe ICT ontwikkelingen dienen te volgen, maar ook moeten meedenken hoe de business verandert en ideeën kunnen aandragen hoe nieuwe technologische ontwikkelingen in de gaten gehouden kunnen worden voor betere en goedkopere diagnostiek.

Ook Big Data gaat de zorg veranderen. Op zoek naar correlaties om zinnige en zuinige diagnostiek te kunnen ondersteunen. Data kwaliteit is essentieel om voorspellingen te kunnen doen. Op zoek naar relaties, zonder vooraf een model te definiëren. Een praktische benadering om praktische vraagstukken op te lossen.
IT is een aangewezen middel om werkprocessen te verbeteren, doorlooptijden te verkorten, efficiënter te werken, werkgemak en kwaliteit te verbeteren. Noodzakelijk hiervoor is een veilige en flexibele IT omgeving die dit kan ondersteunen. Medlon gaat in 2017 kritisch kijken naar digitalisering. De verhuizing is daar een aangewezen moment voor. Informatie dient snel beschikbaar te zijn, centraal benaderd te kunnen worden en up-to-date te zijn. Processen worden arbeidsintensiever en complexer door o.a. decentralisatie en samenwerkingsvormen, maar tegelijkertijd moet efficiëntie worden verbeterd om zorgkosten te kunnen beperken. Digitalisering van documenten en informatiestromen is essentieel, ook voor snellere financiering en databeveiliging & privacy.

Business Intelligence ondersteunt de werkprocessen en vergroot het inzicht over de bedrijfsvoering. Daarnaast verzorgt zij een snellere informatieverschaffing, meer flexibiliteit (locatie onafhankelijk) en leidt tot betere samenwerking. Door middel van mobiele apparaten met geschikte software krijgen meer medewerkers makkelijker toegang en bevordert dit het bijsturen op de eigen PDCA cirkel. De uitdagingen die deze ontwikkelingen in de zorg veroorzaken:

  • Snel veranderende Wet & regelgeving;
  • Meer zorg veroorzaakt hogere kosten en leidt tot minder middelen voor ICT;
  • Steeds zwaardere kwaliteitseisen aan ICT